Per ilgus metus organizacijų sukaupti dokumentai ir jų archyvai – tai lyg į rūsį sukrauti dūlantys daiktai, kurie patys savaime realios naudos neatneša. Tam, kad jie padėtų siekti organizacijos tikslų ir praverstų skaitmeninėje realybėje, vien jų skenavimu šiandien pasirūpinti nepakanka – būtina galvoti apie juose esančios informacijos naują panaudojimą.
Pasak „Novian Technologies“ inovacijų direktoriaus Artūro Milašausko, šiandien įmonėms ir organizacijoms verta susimąstyti apie tai, kaip įgalinti archyvuose sukauptus įvairius popierinius dokumentus – nuo sąskaitų, sutarčių iki brėžinių, iliustracijų, dailės darbų ar fotografijų, knygų ar kitų leidinių – dabartiniams poreikiams bei veiklos tikslams.
„Popierius, skaitmeninis turinys – tai tik forma, o akivaizdu, kad svarbiausia yra turinys ir jo pasiekiamumas. Viskas, kas yra spausdinta, rašyta ar kitaip atvaizduota popieriuje, gali būti skaitmeninama. Todėl organizacijas norime padrąsinti išsitraukti „iš rūsio“ popierinius archyvus ir pradėti juos tinkamai tvarkyti: ne tik nuskenuoti, bet ir pagalvoti, kam ir kaip gali būti naudojama juose esanti informacija dabar ir ateityje“, – pabrėžė A. Milašauskas.
Svarbu iš karto tinkamai skaitmeninti
A. Milašausko teigimu, siekiant realios popierinių dokumentų pavertimo į skaitmeninį formatą naudos, reikėtų iš karto galvoti apie tai, kaip maksimaliai parengti dokumentuose esančią informaciją tolimesniam naudojimui – įvairiems kitiems formatams.
Siekiant šių tikslų, nepatartina apsiriboti informacijos „sukėlimu“ į naujus, skaitmeninius pdf sandėlius. Skaitmeninimo tikslas turėtų būti galimybė pilnai išnaudoti archyvus: naudotis informacijos paieška, integruoti suskaitmenintą informaciją į kitus procesus ir sistemas.
„Šiam tikslui itin svarbu jau pradiniame, skaitmeninimo etape, kokybiškai kategorizuoti arba katalogizuoti informaciją – t. y. pasirengti ją toliau struktūruoti“, – pabrėžė „Novian“ atstovas. Pasak jo, tai reiškia, kad dokumento skenavimo procese informacija pagal tam tikras funkcijas turi būti maksimaliai priskiriama atitinkamoms kategorijoms. „Ateityje tai leis ją pernaudoti ir įgalinti dirbant su turiniu ar konvertuojant į kitus skaitmeninius formatus“, – sakė A. Milašauskas.
Ne mažiau svarbu ir tai, kad tinkamai skaitmeniniam naudojimui parengtą informaciją galima kataloguoti, o, sujungus turimus archyvus ir katalogus pagal raktažodžius, temas ar datą, vykdyti kokybišką paiešką. Tokias kategorizavimo ir katalogizavimo galimybes suteikia „Novian“ programinė įranga, leidžianti sėkmingai dirbti su skaitmeniniu turiniu ir parengti jį tolimesniam naudojimui.
Taupomi resursai, laimi klientai
„Novian“ atstovo A. Milašausko teigimu, pilno skaitmeninimo naudą greičiausiai pajusti gali paslaugas teikiančios bei leidybos organizacijos, taip pat „popierinį“ ir „skaitmeninį“ amžius apimančią veiklos istoriją turinčios organizacijos. Sujungusios visus archyvus į vieną modernią informacijos bazę, jos gali geriau atliepti klientų poreikius, sutaupyti kaštų ir kitų resursų.
Tarp tokių pavyzdžių – kliento istorijos fiksavimas viename formate. Kai klientas paslaugomis naudojasi ne vienus metus, dalis jo sutarčių yra likę dar popieriniu pavidalu, tad jų perkėlimas į skaitmeninį formatą leidžia matyti ankstesnius įsipareigojimus ir sąlygas, naudojimosi istoriją patogiai – vienu e. formatu.
Kitas pavyzdys – kai kurios įmonės turi sukaupusios įvairių įgyvendintų projektų popierinius archyvus, kuriuos suskaitmeninus, informacija tampa apsaugota nuo laiko poveikio. Be to, ją galima pasiekti gerokai greičiau – nereikia ieškoti kažkur esančių ir dūlančių popierinių dokumentų. Suskaitmeninus senas bylas ir kategorizavus duomenis, naujiems projektams reikiamą informaciją iš tokių archyvų galima greitai surasti pagal adresą ar kitą parametrą (pvz., numerį) ir iš karto analizuoti.
Skaitmeninimas pilnai kategorizuojant informaciją naudingas ir bibliotekoms, kuriant lanksčiai panaudojamą archyvą ir pilnai jame įgalinant paiešką. „Vien statiškų pdf dokumentų bazės šiandien, kai archyvu norime naudotis kaip modernia paieškos sistema, deja, bet nebepakanka. Be to, ir patirtis rodo, kad pdf formatas nėra patogus skaityti, todėl jis vangiai naudojamas“, – sako A. Milašauskas.
Jo teigimu, kokybiškas skaitmeninimas archyvus paverčia moderniais elektroninio formato tekstais ir vaizdais, tad toks turinys gali būti naudojamas švietimui, automatizuotam skaitymui, perklausymui, publikuojamas portaluose.
„Svarbu pabrėžti ir tai, kad pilnas skaitmeninimas, kategorizuojant ir įveiklinant duomenis, leidžia žiūrėti į informaciją kūrybingai, gretinti ją įvairiais parametrais ir pasitelkti prognozėms, tad ir ateities veiklai“,– pabrėžė A. Milašauskas.
Plati „Novian“ grupės patirtis
„Novian“ grupės įmonės turi išskirtinį technologinį potencialą regione vykdyti sudėtingus didelės apimties skaitmeninimo projektus – nuo galimybių skaitmenizuoti įvairių formatų dokumentus iki teksto, vaizdų perkėlimo ar reikiamų metaduomenų sukūrimo skaitmeniniam naudojimui, taip pat gali pasiūlyti platesnius duomenų įveiklinimo sprendimus.
Lietuvoje, Estijoje, Norvegijoje ir Moldovoje veikiančios „Novian“ įmonės archyvų, knygų, laikraščių ir žurnalų ar kitų leidinių, bibliotekų skaitmeninimo galimybes siūlo ne tik Baltijos ir Skandinavijos šalyse, bet ir Europos bei kituose pasaulio žemynuose. Šiuo metu įgyvendinamas Liuksemburgo nacionalinės bibliotekos archyvo skaitmeninimo projektas, kurio metu skenuojamos bibliotekos monografijos (daugiau kaip 2 mln. puslapių).
Grupei plačias technines galimybes teikti skaitmeninimo paslaugas suteikia Estijoje, Taline, veikiantis „Novian“ skaitmeninimo centras. Jame įrengti penkių tipų skeneriai gali skenuoti nuo A4 formato dokumentų iki sudėtingų didelių, senų laikraščių, žemėlapių. Automatizuoti sprendimai leidžia apdoroti ir keletą puslapių, ir didelės apimties leidinius.
Atsižvelgdama į kliento poreikius, „Novian“ skaitmeninimo sprendimus teikia įgalindama turimą programinę ir techninę įrangą. „Pasitelkdami segmentavimą, parengiame pernaudojamą skaitmeninį turinį visais įmanomais pjūviais, atskiriant funkcines teksto ir vaizdo dalis: antraštę, tekstą, iliustracijas, parašus po iliustracijomis ir kita, kas ateityje leidžia pilnai pernaudoti informaciją norimais pjūviais. Toks pilnas kategorizavimas leidžia pateikti logiškai sutvarkytą skaitmeninę informaciją“, – pasakojo A. Milašauskas.
„Novian“ skaitmeninimo paslaugos:
- Popierinių dokumentų skenavimas, skaitmeninės medžiagos talpinimas ir saugojimas dokumentų sistemose
- Dokumentų apdorojimas (teksto atpažinimas, metaduomenys, segmentavimas, skirtingi formatai)
- Archyvavimo sprendimai, specializuota programinė įranga medžiagai apdoroti ir talpinti
- Spausdintų ir/arba skenuotų dokumentų, leidinių turinio skaitmeninimo ir segmentavimo programinė įranga
- PDF failų konvertavimas į XML kitiems komunikacijos kanalams
- Skenuotų dokumentų (iš popieriaus, mikrofilmo arba įvairių formatų paveikslėlių PDF) indeksavimas
- Optinis ženklų atpažinimas, įskaitant gotikinį ar vadinamąjį „fraktur“ tekstą
- Automatinis straipsnių segmentavimas ir metaduomenų išgavimas
- Eksportavimas į keletą formatų, pavyzdžiui, JPG ar PDF su galimybe atlikti teksto paiešką, kelis XML standartus
- Žiniasklaidos monitoringo programinė įranga
Skaitmeniniam naudojimui tinkamai parengti duomenys, pasak jo, leidžia plėtoti analizės bei optimizacijos procesus ir taip efektyvinti organizacijos veiklą. Be to, tokius duomenis galima žymiai greičiau pasiekti, naudoti, analizuoti ir integruoti į kitas sistemas, tad greitėja procesai organizacijoje, mažėja popierinių archyvų naudojimo kaštai.
Apie „Novian“ grupę
„Novian Technologies“ priklauso „Novian“ grupei, kurios įmonės teikia technologinius, skaitmeninimo, programavimo, taip pat kompleksinius šių sričių IT sprendimus ir paslaugas.
„Novian Technologies“ kompetencijos apima IT infrastruktūros sukūrimą, priežiūrą ir suderinimą su naujais poreikiais, kritinės IT infrastruktūros priežiūros paslaugas. Bendrovės paslaugų portfelyje – su aukšto našumo skaičiavimo įrenginiais ir jų klasteriais susiję, taip pat atvirojo kodo debesijos technologijų, aukšto patikimumo duomenų, archyvavimo ir kiti sprendimai.
„Novian“ įmonių veikla apima projektus nuo IT ūkio sklandaus kasdienio veikimo užtikrinimo iki programavimo – miesto ar šalies masto, atskirų sričių informacinių sistemų kūrimo, taip pat dirbtinio intelekto sprendimų. Grupės įmonės dirba Baltijos šalyse ir Norvegijoje, Moldovoje, aptarnauja bei diegia projektus visame pasaulyje. „Novian“ įmonių projektai 2016-2022 m. apėmė daugiau kaip 50 šalių nuo Europos iki Afrikos, Azijos ir Amerikos. Išsamiau – www.novian.lt.
Šaltinis – projektas vz.lt.
