Kasdienė organizacijos veikla neįsivaizduojama be sutarčių. Plečiantis veiklai, su jų tvarkymu susijusių procesų taip pat daugėja.
Efektyviai valdyti šiuos procesus padeda skaitmenizuotas sutarčių valdymo sprendimas, kuris mažina popieriaus sąnaudas ir informacijos valdymo kaštus. Skaičiuojama, kad efektyvesnis tampa ir darbas – pagreitėja su sutartimis susijusios informacijos paieška bei veiklos procesai.
„Novian“ sutarčių valdymo sprendimas yra pagrįstas „Microsoft“ „Sharepoint Online“, „Power Apps“ ir „Power Automate“ technologijomis ir gali būti pritaikomas specifiniams organizacijos poreikiams.
Sprendimo veikimas
Naudojantis sutarčių valdymo sprendimu, visos sutartys yra laikomos centralizuotai, kliento „SharePoint Online“ aplinkoje, kuri užtikrina jose esančių duomenų rinkimą, kaupimą, apdorojimą, sisteminimą, saugojimą ir šios informacijos teikimą jos vartotojams.
Parengtas sutartis organizacijos viduje galima pateikti derinti, vizuoti ir galutinai pasirašyti.
Derinimas vyksta pasirinkus sistemoje reikalingus vizuojančius asmenis, kurie gauna pranešimą apie poreikį susipažinti su derinama sutartimi ir ją pavizuoti.
Sukurta programa leidžia peržiūrėti sutarties komentarus, ją koreguoti, o derinimo procese dalyvaujantys asmenys programoje mato visas atliekamas korekcijas.
Susiderinus sutartį, galima ją pavizuoti ir pateikti pasirašyti organizacijos viduje ir išorės vartotojams. Pasirašymas galimas ir neautentifikuotu, ir autentifikuotu el. parašu (sukurta integracija su „Dokobit“).
Sistemoje esančias sutartis galima papildyti, pavyzdžiui, pridėti priedus ar paslaugų, prekių priėmimo-perdavimo aktus.
Sprendimo privalumai
Lyginant su neskaitmenizuotu sutarčių tvarkymu, šis sutarčių valdymo sprendimas yra patrauklus tuo, kad pagreitėja dokumentų derinimas, tvirtinimas ir informacijos apdorojimas, nes visa tai atlikti padeda elektroninės užduotys. Be to, išskiriami šie privalumai:
- Visada žinomas dokumento statusas (pvz., dokumentas yra rengiamas, derinamas, pasirašytas ir išsiųstas, pasirašytas visų šalių, negaliojantis ir kt.) ir atsakingas asmuo;
- Eliminuojama dokumentų pametimo tikimybė;
- Suderinti ir pasirašyti dokumentai saugomi vieningoje dokumentų saugykloje;
- Dokumentai pasirašomi el. parašu, neišeinant iš sistemos aplinkos;
- Dokumentą ir susijusią informaciją galima greitai surasti;
- Apsisaugoma nuo sutarčių ištrynimo ar pametimo;
- Dokumento priedai susiejami su pagrindiniu dokumentu. Sudarius naują priedą, jis susiejamas su pagrindiniu dokumentu;
- Sprendimo naudotojai informuojami apie dokumentų pratęsimo, nutraukimo ir kitus būtinus terminus siunčiant priminimus;
- Ribojama perteklinė informacija (informacija pasiekiama pagal hierarchiją ir roles);
- Darbuotojams suteikiamas „online“ darbo principas. Sutartis galima tvirtinti ir peržiūrėti naudojantis mobiliąja aplikacija.
