Procesų automatizavimas padeda išvengti neefektyvaus rutininio darbo, įvesti daugiau tvarkos ir susikoncentruoti į pagrindines veiklas. Tai įrodo degalinių tinkle „Viada LT“ bendrovės „Novian Systems“ įdiegti incidentų bei sutarčių registrai ir vidinių dokumentų pasirašymo sistema.
Situacija
Vystant kompleksišką, geografiškai platų verslą, neišvengiamai iškyla poreikis automatizuoti procesus ir veiklas, tokiu būdu sutaupant laiko, žmogiškųjų ir finansinių išteklių. Su šia situacija susidūrė ir daugiau kaip 125 degalines šalyje valdantis tinklas „Viada LT“. Jis net kelių skirtingų procesų automatizavimą nusprendė patikėti bendrovei „Novian Systems“.
Problema
Prieš pradėdama bendradarbiauti su „Novian Systems“, „Viada LT“ naudojo degalinių pagrindinę veiklą – degalų tiekimą – aptarnaujančių partnerių registrą. Degalinių veikla yra neatsiejama ir nuo kitų nuolat iškylančių „ūkio“ klausimų – pvz., sklandaus kasos ar kavos aparatų veikimo, užkandžių tiekimo ir kitų. Ilgainiui iškilo poreikis sisteminti, analizuoti ir su šia veikla susijusius incidentus, taip siekiant efektyviai užkardyti juos ateityje.
Trūko efektyvumo ir tvarkantis su gausiais sutarčių, kurios neapima degalų prekybos, bet yra būtinos veiklai vykdyti, srautais – nebuvo jų registro, tad šios sutartys buvo kaupiamos skirtingose vietose ir skirtingomis formomis, o jas administruoti ir prižiūrėti reikėjo nemažai žmogiškųjų išteklių. Taip pat, kilo poreikis efektyvinti ir su vidinių dokumentų tvirtinimu susijusius procesus – jie vyko „rankiniu“ būdu, dėl ko darbuotojai dalį laiko skirdavo pridėtinės vertės nekuriantiems rutininiams darbams.
Sprendimas
Išanalizavusi „Viada LT“ poreikius ir lūkesčius, „Novian Systems“ adaptavo pažangias „Microsoft Power Platform“ technologijas ir pritaikė jiems reikalingus sprendimus.
Kuriant „Viadai LT“ reikiamas sistemas, pasitelktos „Microsoft Power Apps“, „Microsoft Power Automate“, „Microsoft SharePoint Online“ ir „Microsoft Onedrive“ technologijos. Sprendimai, sukurti su šiomis technologijomis, leido optimizuoti duomenų surinkimo, kaupimo, registravimo, vidinio suderinimo ir patvirtinimo procesus, ir tai ženkliai pagreitino vidinius veiklos procesus ir padidino jų efektyvumą.
Rezultatas
Automatizavus veiklos procesus degalinių tinkle „Viada Lt“, jų valdymas tapo gerokai paprastesnis. Įdiegtos naujovės kasdien leidžia sutaupyti nemažai žmogiškųjų, finansinių ir laiko išteklių, o svarbiausia – matyti informaciją vienoje vietoje.
Tarp svarbiausių vidinių dokumentų patvirtinimo sistemos privalumų – ne tik galimybė sutaupyti daugybę popieriaus ir laiko, bet ir turėti patogų elektroninį dokumentų archyvą. Be to, dėl šios sistemos gerokai supaprastėjo aktų vizavimo procesas bendrovės viduje.
„Novian Systems“ įdiegtas Incidentų registravimo sprendimas leidžia laiku informuoti atsakingus darbuotojus apie įvykusį incidentą ir turint susistemintą informaciją, analizuoti incidentus bei imtis prevencinių priemonių.
Na, o įdiegtas sutarčių registras atsakingiems darbuotojams leidžia paprasčiau jas surasti, operuoti sutartyse esančia informacija, pasitikrinti apmokėjimo ar kitas sąlygas bei naudotis kitais sistemos privalumais, pvz., gauti priminimus apie sutarties galiojimo pabaigą. Sukėlus visas sutartis į skaitmeninį registrą, jų tvarkymas tapo žymiai paprastesnis.
