Vientisas skaitmeninis archyvas, kuriame galima greitai surasti reikiamą dokumentą ar informaciją: nuo aktualių sutarties detalių iki kadaise brėžinyje ranka paliktos projektuotojo pastabos. Susikurti tokius archyvus bei integruoti juos į kitus skaitmeninius procesus organizacijoms siūlo „Novian“ įmonės, šiuos darbus atliekančios ir paslaugos modeliu.
Archyvo suskaitmeninimas ilgainiui ženkliai supaprastina ir efektyvina procesus: informacija tampa pagal poreikius prieinama vidaus ir išorės vartotojams, greitėja paieška. Tuo pačiu taupomi kaštai – reikia mažiau žmogiškųjų resursų tvarkant popierinę medžiagą, mažėja dokumentų saugojimo išlaidos, atsiveria naujos naudojimo galimybės: pavyzdžiui, informaciją galima ir perklausyti ar peržiūrėti net smulkiausias detales.
Tuo tarpu, nors yra įvairių būdų, kaip įgyvendinti tokius projektus, archyvo skaitmeninimas paslaugos modeliu suteikia daug privalumų. Viena vertus, sprendžiamas projekto „šeimininko“ klausimas, nes paslaugą nuo A iki Z gali suteikti išorinis tiekėjas, antra, paslauga gali apimti visus aktualius procesus – nuo konsultacijų ir mokymų iki reikiamų priemonių, procesų išmanymo bei profesionalių specialistų pagalbos.
Nuo įrangos iki mokymų
Pasak „Novian Technologies“ inovacijų direktoriaus Artūro Milašausko, šiandien organizacijos puikiai supranta, kad duomenys, taip pat ir archyvai, yra turtas. Vis dėlto, norint juos įveiklinti, yra kelios svarbios sąlygos. Pirma, jie turi būti suskaitmeninti, antra, sujungti su kitais skaitmeniniais procesais. Tačiau realybė yra tokia, kad didelė dalis šio organizacijų turto, ypač jei jos veikia ilgesnį laiką, vis dar gali būti popieriniuose archyvuose.
„Kadangi tai paprastai nėra prioritetinis darbas, o aiškios procedūros ir technologijos neturima, dvejojama, kaip tai padaryti. Neretai tai baigiasi popierinio archyvo perkėlimu į PDF formatą, kas atlaisvina patalpas, tačiau neleidžia efektyviai dirbti su duomenimis ir juos išnaudoti skaitmeniniame kontekste“, – sakė A. Milašauskas.
Jo teigimu, norint išnaudoti plačias skaitmeninio archyvo galimybes, vertėtų ne tik perkelti dokumentus į skaitmeninį formatą, bet ir užtikrinti tinkamą informacijos katalogavimą, apimantį ir meta duomenų parengimą, ir informacijos paieškos proceso sukūrimą, archyvinės informacijos integravimą parengiant ją teikti vidaus bei išorės gavėjams. Čia praverčia patyrusių specialistų konsultacijos.
„Viena iš priežasčių, kodėl archyvus turinčioms organizacijoms sunku pradėti skaitmenizuoti sukauptus duomenis, yra nežinojimas, kaip jos toliau naudos šią informaciją. Tokiu atveju padedame susidėlioti procesą, kaip kurti duomenų tvarkymo logiką“, – pasakojo bendrovės Inovacijų vadovas.
Taupomi kaštai, greitėja paieška
„Skaitmeninio archyvo rezultatas gali skirtis pagal veiklos poreikį – skaitmeniniai duomenys gali būti pateikiami sutvarkant juos reikiamu detalumu: pavyzdžiui, sutarčių archyve gali būti svarbios kainos, realizavimo terminai, sutarties šalių informacija ir jos pokyčiai“, – pasakojo A. Milašauskas.
Taip pat archyvo kategorijos gali būti kuriamos pagal atskirų sričių poreikius – štai teisinei praktikai gali būti aktuali tam tikra teismo nutarčių informacija, o infrastruktūros projektams – brėžiniai, juose pažymėta informacija ir apie patį objektą, ir apie jo aplinką. Šiandien techninės galimybės leidžia skaitmenizuoti ir ranka atliktus įrašus – pavyzdžiui, prieš keliasdešimt metų išduotų mokslo baigimo diplomų informaciją.
„Aktualius duomenis sukėlę į skaitmeninį archyvą, gauname tam tikrą skaitmeninį pjūvį, kurį galime įvairiai analizuoti“, – pasakojo bendrovės Inovacijų direktorius.
Pasak jo, svarbu ir tai, kad skaitmeninio archyvo kūrimas yra procesas. „Patirtis rodo, kad žinojimas, kaip organizacija naudos archyvą ir kokių duomenų jai reiks, gali atsirasti ne iš karto. Dėl to, skaitmeninant archyvus, yra svarbu parengti kuo daugiau detalizuotos informacijos iš fizinių šaltinių, taip išplečiant galimybes ateityje. Be to, kuriant archyvą, vertėtų neapsiriboti metaduomenimis, reiktų „iškelti“ ir aktualų dokumentų turinį“, – sakė A. Milašauskas.
Siūlo ir skaitmeninimą kaip paslaugą
Paprastai organizacijos archyvavimo poreikį sprendžia keliais būdais: arba vykdo atskirą projektą, kuriam pasitelkia išorės tiekėjus, arba įsigyja įrangą ir ieško vidaus ar išorės specialistų jiems atlikti. „Visgi, jei norima sukurti efektyvų skaitmeninį archyvą, ši užduotis yra pakankamai plati, tad rasti „šeimininką“ organizacijoje tokiam uždaviniui gali būti sudėtinga. Pasitelkus išorinę pagalbą, projektą galima įgyvendinti ženkliai greičiau“, – sako A. Milašauskas.
„Novian Technologies“ siūlo įvertinti dar vieną galimybę dirbant su išorės tiekėjais – pasitelkti skaitmeninimo procesą kaip paslaugą, taip gaunant pilną reikiamų paslaugų paketą – nuo konkrečiai organizacijai reikiamų skenerių, kompiuterinės ir programinės įrangos iki konsultacijų bei mokymų, kaip suformuoti bei vykdyti procesą, kad kuriamas skaitmeninis archyvas kurtų vertę.
„Didžiausia skaitmeninimo kaip paslaugos vertė yra konsultacija, kaip kurti ir įgyvendinti projektą. Taip pat tokia paslauga yra patraukli laiko prasme, nes leidžia organizacijai pagal turimus laiko resursus susiplanuoti, kada ir kaip vykdyti projektą, ir finansiškai, nes nereikia patiems pirkti brangios įrangos: galima ją tam tikram laikui „išsinuomoti“ ir būtent tokią, kokios reikia pagal jų veiklos poreikius, o prie šios technikos – prijungti reikiamą programinę įrangą“, – sako A. Milašauskas.
„Novian“ skaitmeninimo techninės galimybės:
- Dokumentų archyvų skaitmeninimas: popierinių dokumentų skenavimas, skaitmeninės medžiagos talpinimas ir saugojimas dokumentų sistemose;
- Dokumentų apdorojimas (teksto atpažinimas, metaduomenys, segmentavimas, skirtingi formatai, įrankiai informacijai redaguoti ir kokybei kontroliuoti);
- Eksportavimas į keletą formatų, pavyzdžiui, JPG ar PDF su galimybe atlikti teksto paiešką, kelis XML standartus – visi dokumentai pateikiami lanksčiais formatais ir išdėstymu;
- Archyvavimo sprendimai, specializuota programinė įranga medžiagai apdoroti ir talpinti;
- Spausdintų ir/arba skenuotų dokumentų, leidinių turinio skaitmeninimo ir segmentavimo programinė įranga;
- PDF failų konvertavimas į XML;
- Skenuotų dokumentų (iš popieriaus, mikrofilmo arba įvairių formatų paveikslėlių PDF) indeksavimas;
- Optinis ženklų atpažinimas (angl. OCR, optical character recognition), įskaitant gotikinį ar vadinamąjį „fraktur“ tekstą.
Pasitelkus skaitmeninimą kaip paslaugą, galima efektyviau įgyvendinti procesą: pagal organizacijos poreikį ir archyvų dokumentų formatus gali būti keičiami skeneriai, tad galima dirbti tam tikrais etapais, pavyzdžiui, pagal archyve esančią informaciją – atitinkamai pagal dokumentų formatus, nes archyvas dažnai būna nevienalytis, įvairių formatų.
Skaitmeninimas paslaugos modeliu patogus ir tada, kai nėra aiškios katalogo vizijos, nes nenuskanavus ir nesugrupavus informacijos dažnai nežinoma, kaip bus naudojama turima archyvų informacija, o pasirinkus tokį būdą, galima katalogą kurti palaipsniui.
Įvertina klientai visame pasaulyje
Skaitmeninio archyvo naudą jau spėjo įvertinti „Novian“ grupės klientai. Vienas jų – Danijos skaitmeninių leidinių sprendimų teikėjas „Visiolink“, teikiantis paslaugas Europos mastu ir kuriantis skaitmenines platformas leidiniams.
Jam Norvegijoje veikianti „Novian“ įmonė „Zissor“ teikia PDF konvertavimo į XML paslaugą, leidžiančią pateikti leidinių informaciją patraukliu interneto erdvei formatu. „Tai kasdienis procesas, kurio metu turinys išskaidomas pagal metaduomenis, tekstą ir iliustracijas, taip kuriant XML failus ir iliustracijas patogiam leidinių skaitymui internete, mobiliuosiuose telefonuose ar planšetėse“, – sakė A. Milašauskas.
Pasak jo, daugiau kaip dešimt metų su „Zissor“ dirbantis Švedijos nacionalinis archyvas „Zissor Content System“ programinę įrangą naudoja laikraščiams skaitmenizuoti. Skaičiuojama, kad bendras suskaitmenintų puslapių skaičius jau perkopė 37 milijonus.
Tarp priežasčių, dėl ko ši organizacija pasirinko šią „Novian“ grupės įmonę, yra ir pilnai automatizuotas bei sklandus procesas, šiam tikslui skirta programinė įranga ir jos priežiūra, taip pat galimybė paprastai integruoti naujus poreikius.
„Novian“ atstovo teigimu, Švedijos Nacionaliniam archyvui teikiama programinė įranga yra integrali skaitmeninimo proceso dalis. „Sistema automatizuoja dokumentų vaizdų informacijos pavertimą skaitmeniniu turiniu. Nors pagrindinis turinys yra periodiniai leidiniai, tačiau sistema gali būti lanksčiai pritaikoma ir kito pobūdžio archyvų tipams“, – pasakojo A. Milašauskas.
Apie „Novian“ grupę
„Novian“ grupės įmonės turi išskirtinį technologinį potencialą regione vykdyti sudėtingus didelės apimties skaitmeninimo projektus – nuo galimybių skaitmenizuoti įvairių formatų dokumentus iki teksto, vaizdų perkėlimo ar reikiamų metaduomenų sukūrimo skaitmeniniam naudojimui, taip pat gali pasiūlyti platesnius duomenų įveiklinimo sprendimus.
Lietuvoje, Estijoje, Norvegijoje ir Moldovoje veikiančios „Novian“ įmonės archyvų, knygų, laikraščių ir žurnalų ar kitų leidinių, bibliotekų skaitmeninimo galimybes siūlo ne tik Baltijos ir Skandinavijos šalyse, bet ir Europos bei kituose pasaulio žemynuose.
Grupei plačias technines galimybes teikti skaitmeninimo paslaugas suteikia Estijoje, Taline, veikiantis „Novian“ skaitmeninimo centras. Jame įrengti penkių tipų skeneriai gali skenuoti nuo A4 formato dokumentų iki sudėtingų didelių, senų laikraščių, žemėlapių. Automatizuoti sprendimai leidžia apdoroti ir keletą puslapių, ir didelės apimties leidinius.
„Novian Technologies“ priklauso „Novian“ grupei, kurios įmonės teikia technologinius, skaitmeninimo, programavimo, taip pat kompleksinius šių sričių IT sprendimus ir paslaugas. Grupės įmonės dirba Baltijos šalyse ir Norvegijoje, Moldovoje, aptarnauja bei diegia projektus visame pasaulyje. Išsamiau apie grupės skaitmeninimo paslaugas skaitykite čia.
Šaltinis – projektas vz.lt.
